Sistem Informasi Manajemen

Manajemen Database

Lingkup sistem informasi manajemen yang banyak terdapat didalam organisasi publik adalah berkenaan dengan manajemen database. Begitu banyak permasalahan di bidang sistem imformasi yang dipergunakan di dalam pelayanan umum (public service) yang sesungguhnya merupakan permasakahan manajemen database, yaitu bagaimana mengelola data dan informasi yang tersimpan dalam organisasi secra efisien dan aman serta menciptakan prosedur cari-ambil (retrieval) yang cepat dan mudah. Maka dapat disimpulkan bahwa dalam banyak hal kinerja dan efisiensi organisasi publik akan ditentukan oleh keandalan manajemen database yang dilaksanakan dalam organisasi tersebut. Karena kecenderungan dalam organisasi modern mengaruh ke penggunaan komputer secara intensif, kualitas manajemen database juga akan tergantung kepada keandalan manajerial dalam penanganan database dengan komputer yang memang berbeda dari sistem database manual.

Menurut Everest (1986:13 dalam buku Wahyudi Kumorotomo 2009: 324), ancangan database (database approach) yang modern hendaknya didasarkan pada sikap-sikap berikut:

1.      Pembagian atau pemakaian secara bersama sumber-sumber data yang bernilai bagi organisasi (sharing valued data resources).

Data yang jumlahnya besar hendaknya menjadi milik organisasi dan dapat dipakai bersama-sama oleh satuan-satuan organisasi. Monopoli data oleh sebuah satuan tentu saja tidak dibenarkan karena akan menghambat organisasi untuk mencapai kinerja maksimal. Maka sistem-sistem perangkat lunak yang menunjang pengolahan secara terdistribusi (distributed processing database system) akan sangat bermanfaat dalam manajemen database yang besar.

2.      Menempatkan kontrol atas sumber-sumber data kepada pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam organisasi dengan dasar profesionalisme dan spesialisasi.

Karena data di dalam sebuah bank data atau database memerlukan sistematika dan format yang baik, kontrol atas simpul-simpul pengolahan data baik yang menyangkut sumber masukan data, penyipanan, pengolahan atau tampilan data harus diserahkan kepada orang yang benar-benar tahu tugasnya. Itulah sebabnya struktur organisasi yang paling tepat dalam sistem manajemen database dengan komputer adalah struktur yang mendatar dengan hierarki yang sependek mungkin.

3.      Kerjasama dalam penanganan dan pemeliharaan sumber-sumber data organisasi.

Untuk penanganan dan pemeliharaan database, organisasi harus mampu untuk menciptakan sinergi diantara satuan-satuan dan pegawai pengolah data. Keberhasilan manajemen database akan tergantung kepada kualitas kerjasama antar satuan tersebut. Ini menyangkut pemeliharaan database, integritas data, dan keamanan data dari pihak-pihak luar organisasi yang tidak memiliki otoritas terhadap akses database.

Manajemen database menyangkut pemakaian (use) dan pengendalian (control) data. Bagi organisasi publik kedua aspek manajemen ini sama pentingnya. Pemakaian data harus dibuat supaya lebih efisien dan tanggap terhadap kebutuhan organisasi yang mempunyai misi pelayanan umum. Pada saat yang sama, database harus tetap dijaga integritasnya karena dalam organisasi publik cukup banyak data yang benar-benar rahasia dan harus dilindungi dari pihak-pihak yang mungkin menyalahgunakan data tersebut. Kecuali itu unsurpenting yang harus diperhatikan oleh para manajer publik adalah adaptabilitas organisasi terhadap sistem pengolahan data yang modern. Apabila pengurusan KTP, misalnya, sudah menuntut komputerisasi secara integratif sedangkan kemampuan sataf dan perangkat sudah memungkinkan, maka tidak ada alasan lagi untuk tetap mempertahankan sistem lama yang berbelit-belit dan memperpanjang urusan dalam birokrasi.

Adaptabilitas merupakan tuntunan bagi organisasi modern mengingat bahwa teknologi database mutakhir memungkinkan pengolahan data secara lebih efisien dan sistematis dengan perubahan struktur yang tidak terlalu besar. Program-program databae dan bahasa pemrogaman komputer saat ini memilikikecenderungan untuk lebih dekat kepada unsur manusi sebagai pemakai data sedangkan ketergantungan kepada mesin komputer semakin berkurang. Dengan perangkat database yang user-friendly dan machine-independent tersebut, manajemen organisasi publik tentunya akan lebih lincah dan tanggap dalam melaksanakan pelayanan umum.

Pada pembahasan ini akan menguraikan beberapa bidang administrasi yang lebih berfokus pada manajemen database:

a.       Sistem Informasi Kepegawaian : BAKN

b.      Sistem Nasional : BPS

c.       Perpustakaan Modern

d.      Manajemen Kearsipan : Arsip Nasional Republik Indonesia

e.       Sistem Administrasi Satu Atap (SAMSAT)